Pepatah lama, “sejarah tidak berulang, tetapi sering kali berirama,” terbukti benar berulang kali pada komputer. Dalam analisis terbaru saya tentang platform manajemen SaaS (SMP), hal itu terbukti benar sekali lagi, karena saya tidak dapat tidak mengamati betapa familiarnya masalah dalam menangani penyebaran perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).
Tantangan yang melekat dalam penemuan, visibilitas, dan penyeimbangan masalah antara pemangku kepentingan merupakan elemen dalam segala jenis manajemen TI yang efektif. Iterasi ini mungkin memberikan petunjuk untuk tantangan masa depan yang sulit diantisipasi.
Bagaimana TI Dimulai
Melihat kembali sejarah terbentuknya departemen TI memberikan wawasan tentang tantangan manajemen yang penting dan berkelanjutan. Beberapa organisasi memiliki sistem komputer pada tahun 1960-an dan 1970-an, tetapi sistem tersebut tentu saja mahal, dibuat khusus, dan sangat jelas dalam memecahkan masalah.
Misalnya, sebuah bank mungkin memiliki mainframe yang berfungsi sebagai basis data transaksional untuk jutaan akun. Meskipun sistem tersebut terdiri dari banyak bagian, tidak ada portofolio aplikasi yang mencakup ribuan sistem dengan pertanyaan seperti:
- Siapa saja yang menggunakan perangkat lunak ini?
- Apakah itu berlebihan dengan sistem lainnya?
- Dari mana asalnya?
- Bisakah kita mendapatkan penawaran lebih baik hanya dengan bertanya, atau dengan mudah beralih ke pesaing?
- Bagaimana fungsi bisnis terkait dengan kemampuan bisnis (misalnya, jelas ia melakukan sesuatu, dan mungkin sesuatu yang dulunya dilakukan dengan pensil, tetapi apa nilai sebenarnya?)
- Apakah ini terintegrasi dengan [pick your favorite] aplikasi baru?
Sistem seperti itu tentu didukung oleh staf khusus, tetapi staf tersebut secara organisasi terikat dengan unit bisnis yang mereka dukung, dan pertanyaan seperti ini akan tampak lucu saat itu.
Pada tahun 1980-an dan khususnya 1990-an, dengan munculnya komputer pribadi dan perangkat terminal berbiaya rendah seperti yang terlihat pada titik penjualan atau manajemen inventaris, sistem perangkat lunak berkembang pesat seiring dengan perangkat keras untuk membantu banyak fungsi bisnis. Email menjadi suatu kebutuhan, dan setiap proses kertas menjadi peluang yang jelas untuk teknologisasi. Dalam banyak kasus, nilai, tujuan, dan pertimbangan sudah ada untuk sistem tersebut, tetapi peningkatan ukuran dan biaya overhead yang besar mengharuskan pembentukan departemen TI atau melakukan outsourcing pengelolaan sistem komputer ke pihak ketiga seperti MSP atau firma konsultan teknologi. Sering kali, staf teknis yang sebelumnya mendukung beberapa sistem teknologi penting atas nama unit bisnis yang terpisah mewarisi tanggung jawab yang berkembang ini.
Kembali ke Lingkaran Penuh
Itu berjalan dengan baik hingga sekitar tahun 2010, ketika iterasi kemajuan teknologi lainnya menantang model yang ada. Teknologi web dan komputasi awan cukup mapan untuk menjadikan pusat data sebagai rumah alami bagi sebagian besar perangkat lunak bisnis, dan menjadikan telepon pintar, tablet, dan laptop yang ada di mana-mana sebagai terminal. SaaS menjadi norma, dengan model biaya dan penerapan yang menguntungkan baik penyedia maupun konsumen. Dengan pasar seukuran dunia, hampir semua fungsi bisnis khusus merupakan arena untuk pengembangan yang kompetitif. Komponen penting dari kemajuan terakhir ini adalah bahwa semua ini menjadi jauh lebih mudah dan umum secara budaya.
Sekitar waktu ini, banyak departemen TI merasa malu. Misalnya, mungkin unit bisnis meminta opsi telekonferensi dan dihadapkan pada tenggat waktu yang panjang dan anggaran yang tampaknya tidak masuk akal. Mengapa perlu waktu enam bulan dan jutaan dolar jika telepon seluler memiliki kemampuan konferensi video yang siap digunakan dalam lima menit?
TI berada dalam posisi bertahan. Bagaimana dengan keamanan data? Opsi yang disetujui akan menghemat uang dalam jangka panjang. Jaringan harus siap mendukung bandwidth. Daftarnya masih panjang. Kemitraan menjadi tegang. Dalam beberapa kasus, kata-kata seperti “nakal” dan “TI bayangan” digunakan untuk menggambarkan unit bisnis yang mengambil tindakan sendiri dengan diam-diam mendaftar untuk aplikasi SaaS. Ini adalah sikap yang dapat dimengerti, meskipun ironis, terhadap hal-hal yang kembali ke titik awal. Unit bisnis menerapkan dan membiayai teknologi yang mereka anggap berharga. Apa ini, 1980?
Saat ini, semakin banyak yang menerima gagasan bahwa opsi SaaS dan BYOD baik untuk semua orang—hanya saja diperlukan cara untuk mengelola pertimbangan bisnis yang mungkin tidak terlihat (atau tidak disadari) oleh semua pengguna akhir. Keamanan data dan jaringan tidak dapat dinegosiasikan, begitu pula persyaratan audit atau kepatuhan. Integrasi dengan sistem perusahaan lain memang penting, tetapi mungkin tidak diperlukan pada hari pertama. Biaya lisensi mungkin lebih tinggi untuk sementara, tetapi dapat dioptimalkan. Sebagian besar kendala bersifat sementara dan dapat diatasi.
SMP Mengatasi Sebagian Besar Masalah
Platform manajemen SaaS membantu menjembatani kesenjangan tersebut. Platform ini memungkinkan departemen TI dan kelompok keuangan/pengadaan untuk mencapai tujuan mereka tanpa menghalangi unit bisnis untuk memanfaatkan banyaknya perangkat lunak yang mudah diakses di pasaran. Karena perangkat lunak khusus secara bertahap digantikan dengan alternatif pasar, beberapa departemen TI bahkan mungkin menjadi lebih ramping dan lebih fokus pada hal-hal seperti keamanan dan integrasi.
Platform manajemen SaaS hanya dapat melakukan sedikit hal, terutama yang berkaitan dengan penemuan aplikasi. Pada akhirnya, platform tersebut hanya dapat “menjelajahi” sistem yang dikenal untuk menemukan sistem yang tidak dikenal. Platform tersebut dapat terintegrasi dengan penyedia identitas perusahaan, memantau sistem email perusahaan, terintegrasi dengan ekstensi browser, dan meneliti catatan pengeluaran perusahaan untuk mencari petunjuk tentang aplikasi SaaS mana yang mungkin digunakan. Beberapa bahkan menyediakan integrasi manajemen perangkat seluler untuk meningkatkan jangkauan ke perangkat seluler yang mengakses jaringan perusahaan.
Bagaimana dengan kasus seorang karyawan yang menggunakan telepon pintar pribadinya melalui jaringan seluler dan akun telekonferensi gratis yang terhubung ke alamat Gmail? Atau bagaimana dengan penggunaan akun organisasi lain secara tidak sengaja, seperti sekolah atau lembaga kontrak? Apakah ada yang dibahas dalam panggilan tersebut yang bersifat rahasia? Apakah ada petunjuk tentang rahasia dagang, atau apakah data tersebut perlu diaudit atau disimpan untuk kemungkinan panggilan pengadilan? Organisasi harus mengevaluasi pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Hanya kebijakan dan pelatihan yang baik yang dapat secara efektif mengurangi masalah ini, tetapi itu pun tidak sempurna dan akan menghadapi kendala. Apa pun itu, perlombaan untuk penemuan yang diperluas sedang berlangsung, dan pada titik tertentu, itu mungkin akan mencakup agregasi data penggunaan yang berbeda tetapi tersedia dengan analisis ML, mirip dengan yang digunakan untuk pemasaran web.
Alternatifnya adalah dengan memberikan organisasi visibilitas tambahan (perangkat lunak pengawasan dan kebijakan konfigurasi terkelola) ke perangkat pribadi dan akun pribadi. Jika hilangnya privasi itu tidak menjadi masalah bagi Anda, ingatlah bahwa model kota pertambangan abad ke-21 menghadapi hambatannya sendiri, seperti yang terlihat dari undang-undang yang baru-baru ini diusulkan di California yang membatasi penggunaan email di luar jam kerja.
Menurut saya, itulah alasan paling kuat bagi pengguna perangkat lunak untuk menggunakan sumber daya bisnis dengan antusias untuk tujuan bisnis. Menghormati integritas data bisnis secara efektif menjaga batasan budaya demi privasi pribadi. Jika perbedaan itu diperebutkan, kembali ke pensil dan catatan tempel.
Langkah Berikutnya
Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat laporan Key Criteria and Radar dari platform manajemen SaaS GigaOm. Laporan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang pasar, menguraikan kriteria yang perlu Anda pertimbangkan dalam keputusan pembelian, dan mengevaluasi kinerja sejumlah vendor terhadap kriteria keputusan tersebut.
Jika Anda belum menjadi pelanggan GigaOm, daftar di sini.
